Снабжение хозтоварами – один из способов автоматизации работы предприятия. Он представляет собой централизованную закупку всех необходимых принадлежностей. Это экономит время и трудозатраты. Причем большая разовая покупка дает право на скидку. Поэтому продукция оказывается еще и дешевле.
Поставщики заинтересованы в налаживании взаимоотношений на постоянной основе. Это значит, что они порой идут на уступки и берут часть задач на себя. Обычно вы можете рассчитывать на доставку и информационную поддержку по использованию сложных хозяйственных товаров. К централизованному снабжению чаще прибегают руководители средних предприятий:
- ресторанов;
- мини-гостиниц;
- магазинов;
- офисных компаний и т.д.
Они недостаточно большие, чтобы организовывать собственный отдел для поставки хозяйственных товаров. При этом на штатных сотрудников ложится дополнительная нагрузка по обеспечению фирмы. Разумнее и дешевле доверять эту функцию специалистам.
Этапы работы со снабженцами
- Подача заявки. Вы формируете список всех необходимых на месяц или другой период хозтоваров и отправляете поставщику. При постоянном сотрудничестве партнер может самостоятельно делать выборки по итогам предыдущих месяцев и отправлять вам на согласование. Затребованная продукция обязательно сверяется с ассортиментом, который есть в наличии.
- Выставление счета. После согласования и утверждения заявки, поставщик высылает счет на оплату. Он поступает руководителю на подпись. В ряде случаев, чтобы ускорить процесс документы сразу дублируются в бухгалтерию. Это исключает утерю бумаг при перемещении между отделами.
- Оплата. Не всегда есть возможность незамедлительно перечислить средства. Это может быть связано с отсутствием денег на счету или планированием платежей с более высоким приоритетом. Для бесперебойной работы заранее согласовывают календарь платежей или подписывают документы на постоплату.
- Доставка. Поставщик привозит оговоренный перечень хозяйственных товаров в указанное время и место. В момент отгрузки предоставляются все сопроводительные документы. А при возникновении накладок с наличием подписываются соответствующие акты. Недостающие позиции довозят или возвращают оплату.
Автоматизация снабжения
Порой при взаимодействии компании с поставщиками необходимо много согласований на разных уровнях. Чаще всего это связано с бюджетированием. Сроки затягиваются из-за загруженности сотрудников и проработки более приоритетных задач.
Если использовать специализированные сервисы и приложения процесс закупки становится прозрачным на всех этапах взаимодействия.
Обратите внимание! Благодаря системе статусов и выполненных операций все видят текущее состояние сделки. Достаточно установить приложение каждому участнику цепочки поставки.
Доставка хозтоваров становится простой и не отнимает время у штатных сотрудников.